Laporan Kunjungan Industri Setda Jawa Timur

LAPORAN KUNJUNGAN INDUSTRI

SEKRETARIAT DAERAH JAWA TIMUR

HALAMAN PENGESAHAN

Laporan ini disusun untuk memenuhi tugas pelaksanaan kunjungan industri SMK N 1 BOYOLALI di Surabaya. Laporan ini disahkan pada :

Hari :

Tanggal :

Mengetahui,

Ketua Kompetensi Keahlian

Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran

Endang, S.Pd

NIP.

Wali Kelas

Riyan, S.Pd

NIP.

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat dan karunia-Nya kami dapat menyelesaikan laporan kunjungan industri ini. Saya berterimakasih kepada pihak Sekretariat Daerah Jawa Timur yang telah mengizinkan kami untuk melakukan kunjungan industri di tempat tersebut.

Laporan ini disusun dalam rangka memenuhi tugas di SMK N 1 Boyolali. Kegiatan ini tidak hanya diperoleh dari teori saja. Maka dari itu, kami melakukan observasi mengenai kegiatan surat menyurat yang ada di Sekda Jatim yang dilaksanakan pada hari Selasa, tanggal 16 Juli 2019. Laporan hasil kunjungan industri ini berisi informasi mengenai seperti apa kegiatan surat di Sekda Jatim.

Apabila laporan kunjungan industri ini terdapat kekurangan dalam hal apapun, kami mengharapkan kritik dan saran demi membangun kesempurnaan laporan ini. Semoga lapiran ini dapat bermanfaat.

Boyolali,September 2019

Penulis

Nurul Muthaharoh

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL............................................................................................... i

HAL PENGESAHAN............................................................................................ ii

KATA PENGANTAR........................................................................................... iii

DAFTAR ISI.......................................................................................................... iv

BAB I PENDAHULUAN..................................................................................... 1

A. Latar Belakang............................................................................................... 1

B. Tujuan............................................................................................................. 2

BAB II ISI LAPORAN.......................................................................................... 3

A. Gambaran Umum Sekretariat Daerah Jawa Timur......................................... 3

1. Sejarah Berdirinya Provinsi Jawa Timur.................................................... 4

2. Alamat Sekretariat Daerah Jawa Timur..................................................... 7

3. Nama Gubernur dan Wakil Gubernur Provinsi Jawa Timur...................... 7

4. Jumlah karyawan....................................................................................... 7

5. Jenis kegiatan............................................................................................. 8

B. Prosedur penanganan Arsip/Surat/Dokumen di Sekretariat Daerah............. 10

1. Surat Masuk............................................................................................. 10

2. Surat Keluar............................................................................................. 12

BAB III PENUTUP.............................................................................................. 14

A. Kesimpulan................................................................................................... 14

LAMPIRAN.......................................................................................................... 15

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

1. Peraturan Pemerintah No. 29 tahun 1990 tentang Pendidikan Menengah antara lain :

a. Penyelenggaraan Sekolah Menegah dapat bekerjasama dengan masyarakat terutama Duni Usaha / Industri dan para dermawan untuk memperoleh sumber daya dalam rangka menunjang penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan.

b. Pada sekolah menengah dapat dilakukan uji coba gagasan baru yang diperlukan dalam rangka pengembangan pendididikan menengah.

2. Kepmendikbud No. 080/V/1993 tentan kurikulum sekolah menengah kejuruan yang menyatakan :

a. Melaksanakan sebagai kelompok mata pelajaran kejuruan di sekolah dan sebagian nilainya di dunia usaha dan industri;

b. Melaksanakan kelompok mata pelajaran keahlian kejuruan sepenuhnya dimasyarakat dunia usaha dan industri.

3. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 323/u/1997, tentang Penyelenggaraan Prakerin SMK;

4. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan ( Mendikbud ) No. 080/U/1999 tentang Program Pendidikan dan Kerja Lapangan;

5. Undang-Undang Republik Indonesia No. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, Pasal 26 Ayat 3 : Pendidikan dan pelatihan kerja dilaksanakan untuk meningkatkan kemampuan peserta didik dengan penekanan pada penguasaan keterampilan fungsional yang sesuai dengan kebutuhan dunia kerja.

6. Peraturan Pemerintah RI No. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan;

7. Permendiknas RI No. 23 tahun 2006 tentang Standar Kompetensi Isi Untuk Satuan Pendidikan Dasar dan Menengah;

B. TUJUAN KEGIATAN.

1. Meningkatkan mutu pendidikan Sekolah Menengah Kejuruan, antara lain berupaya menghasilkan tenaga professional, berpengalaman dan membekali siswa dengan kemampuan untuk mengembangkan dirinya secara berkelanjutan.

2. Meningkatkan kesiapan peserta didik untuk siap bekerja, baik secara mandiri atau mengisi lowongan pekerjaan yang ada di Dunia usaha / Dunia Industri sebagai tenaga kerja tingkat menengah sesuai dengan bidang / Program Keahlian / Kompetensi yang diminati.

3. Meningkatkan kesiapan peserta didik yang kompeten di bidangnya dan mampu bersaing di lapangan kerja.

4. Mempersiapkan siswa dalam rangka pelaksanaan praktek klerja industri di Dunia Usaha / Dunia Industri.

BAB II

ISI LAPORAN

A. Gambaran Umum Sekretariat Daerah Jawa Timur

Biro Umum Sekretariat Daerah (SETDA) Provinsi Jawa Timur terdiri dari beberapa biro, salah satunya adalah biro umum. Kantor SETDA ini terletak di Jl. Pahlawan no. 110 Surabaya. Salah satu tugas dari Biro Umum yakni menyiapkan perumusan kebijakan, mengkoordinasikan pelaksanaan tugas fungsi, pemantauan dan evaluasi program kegiatan dan sumberdaya di bidang kerumahtanggaan, ketatausahaan, administrasi keuangan Sekretariat Daerah, administrasi kepegawaian Sekretariat Daerah dan arsip ekspedisi serta sandi telekomunikasi.

Biro Umum dibagi menjadi 4 bagian yaitu bagian rumah tangga, bagian administrasi keuangan secretariat daerah, bagian kepegawaian sekretariat daerah, bagian ekspedisi dan sandi telekomunikasi. Daari beberapa bagian tadi terdapat juga sub-sub bagian dibawahnya. Jumlah pegawai pada biro umum seluruhnya sebanayak 283 orang yang terdiri dari 219 pegawai laki-laki dan 64 pegawai perempuan.

1. Sejarah Berdirinya

a. Provinsi Jawa Timur

Dalam perjalanan sejarah bangsa, proses pembentukan struktur pemerintahan dan wilayah Jawa Timur ternyata memiliki perjalanan sangat panjang. Dari sumber-sumber epigrafis dalam bentuk batu bertulis (Prasasti Dinoyo) diketahui bahwa sejak abad VIII, tepatntya tahun 760 di Jawa Timur telah muncul suatu satuan pemerintahan, Kerajaan Kanjuruhan di Malang, dengan status yang sampai kini masih diperdebatkan.

Pada abad X, Jawa Timur menapaki fase baru. Jawa Timur yang semula merupakan wilayah pinggiran dari Kerajaan Mataram Kuno di Jawa Tengah, kemudian mendapatklan momentum sebagai pusat kekuasaan berbagai kerajaan, seperti Medang (937 - 1017), Daha-Janggala (1080-1222), Singasari (1222-1292) dan Majapahit (1293 -1527). Dalam hal ini , Pu Sendok (927-947) adalah tokoh paling berjasa yang berhasil meletakkan dasar-dasar pemerintahan di Jawa Timur. Struktur pemerintahannya secara hierarkhis terdiri dari Pemerintah Pusat (Kraton), Watek (Daerah) dan Wanua (Desa). Struktur ini terus bertahan sampai abad XIII zaman Singasari.

Pada abad XIII terjadi perkembangan baru dalam struktur ketatanegaraan di Indonesia di Jawa Timur, ditandai dengan munculnya sebuah struktur baru dalam pemerintahan, yaitu Nagara (Provinsi). Berdasarkan Prasasti Mulamalurung (1255) dari masa Wisnu Wardhana yang juga bergelar Sminingrat menyatakan bahwa struktur pemerintahan Singasari dari Pusat (Kraton), Nagara (Provinsi), Watek (Kabupaten) dan Wanua (Desa).

Setelah Proklamasi Kemerdekaan, Pemerintah Republik Indonesia mulai menata kehidupan kenegaraan. Berdasarkan Pasal 18 Undang-undang Dasar 1945 pada tanggal 19 Agustus 1945 olehPPKI dibentuklah Provinsi dan penentuan para Gubernurnya. Untuk Pertama kalinya, R.M.T. Soeryo yang kala itu menjabat Residen Bojonegoro ditunjuk sebagai Gubernur Jawa Timur yang pertama. R.M.T Soeryo yang dilantik tanggal 5 September 1945, sampai tanggal 11 Oktober 1945 harus menyelesaikan tugas-tugasnya di Bojonegoro, dan baru pada 12 Oktober 1945 boyong ke Surabaya, Ibukota Provinsi Jawa Timur yang menandai mulai berputarnya mekanisme Pemerintahan Provinsi Jawa Timur. Atas dasar pertimbangan perjalanan sejarah inilah, maka diterbitkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 6 Tahun 2007 tentang Hari Jadi Provinsi Jawa Timur yang menetapkan tanggal 12 Oktober sebagai Hari Jadi Provinsi Jawa Timur yang menetapkan tanggal 12 Oktober sebagai Hari Jadi Jawa Timur dan akan diperingati secara resmi setiap tahun, baik ditingkat Provinsi maupun Kabupaten/Kota di seluruh Jawa Timur.

b. Kantor Sekretariat Daerah Jawa Timur

Kantor Gurbernur berada di Kembang Jepun hingga tahun 1930. Gedung kantornya tepat berada dimulut jembatan Merah. Sehingga, kawasan Kembang Jepun dulu selain sebagai pusat pemerintahan Kota Surabaya, juga sebagai kawasan bisnis utama pada waktu itu.

Seiring perjalanan waktu, kepadatan Kembang Jepun tak bisa dihindari lagi. Bangunan kantor gurbernur yang dari segi arsitektur tidak begitu anggunn, dan didepannya banyak kendaraan di parkir di sekitar jalan itu, harus dipindahkan ke daerah yang belum padat.

Akhirnya, gedung yang mulai dibangun pada bulan Mei 1929 oleh NV Nederlandsche Aanneming Maatschappij (Nedam), dan selesai pada bulan Agustus 1931. Setelah itu mulai digunakan pada tanggal 10 Desember 1931 sebagai Kantor Gurbernur, Kantor Residen, dan Kantor Kepolisan Karesidenan, Arsiteknya adalah Ir. W. Lemei, HA. Breuning dan WB Carmiggelt.

Gedung yang berada dilokasi sekarang ini berdiri di atas sebidang tanah seluas 11.612 m², bangunan utama terdiri atas dua lantai dengan luas bangunan 7.865 m². Ciri khas bangunan ini adalah berwarna putih seluruhnya dengan menara jam yang memiliki ornament kubah kecil keemasan di puncaknya. Pada masa pendudukan jepang, gedung ini pernah diambil alih oleh Jepang dan difungsikan sebagai Kantor Syuuchokan (Karesidenan) karena jabatan gurbernur dalam tata pemerintahan Jepang tidak dikenal.

Setelah Indonesia merdeka, gedung ini difungsikan kembali seperti sebelum direbut oleh Jepang, yaitu sebagai Kantor Gurbernur, Kantor Residen, dan Kantor Kepolisisan Karesidenan. Akan tetapi, dalam perkembangannya, Kantor Kepolisian Karesidenan ini selanjutnya menempati gedung tersendiri bekas Hoofdbureau van Politie di Paradestraat atau Jalan Sikatan. Sedangkan, Kantor Karesidenan sebagai Kantor Pembantu Pembantu Kepala Daerah Provinsi Jawa Timur dipindahkan ke Jalan Raya Gubeng.

1. Alamat Sekretariat Daerah Jawa Timur

Kantor Sekretariat Daerah Jwa Timur di Jalan Pahlawan No.110, Alun-alun Contong, Kec. Bubutan, Kota SBY, Jawa Timur 60174.

2. Nama Gubernur dan Wakil Gubernur Provinsi Jawa Timur

Nama Gubernur Jawa Timur adalah Khofifah Indar Parawansa dan Sekretaris Wilayah Daerah Jawa Timur adalah Heru Tjahjono.

3. Jumlah Karyawan

a. Biro Umum : 241 orang

b. Kesekertariatan : 850 orang

c. Bagian Arsip : 37 orang.

4. Jenis Kegiatan

a. Jenis Kegiatan Kearsipan

1) Electronic Arsip

Tata cara pengumpulan informasi berupa dokumen yang direkam dan disimpan menggunakan teknologi komputer berbentuk dokumen elektronik dengan tujuan agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali.

2) Penciptaan Arsip

Pembuatan atau penulisan warkat, surat, memo, formulir, laporan, gambar, rekaman, dan lain lain.

3) Pendistribusian Arsip

Rangkaian kegiatan penyampaian atau penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan warkat yang masih tergolong aktif.

4) Penyimpanan Arsip

Diadakan kegiatan penyimpanan arsip agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat, menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien, menjaga bahan bahan arsip.

5) Pengolahan Arsip

Memilah antara surat masuk dan surat keluar sesuai prosedur yang digunakan.

6) Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

Pemeliharaan arsip dilakukan pada tempat kering (tidak lembab), penggunaan racun serangga dengan rutin, tindakan preventif, dan memperhatiakan kondisi arsip. Pengamanan arsip termasuk aman informasi yang terkandung di dalamnya tidak boleh diketahui orang yang tidak berhak, perl diamankan dengan penertiban kegiatan peminjaman arsip.

7) Penyusutan Arsip

Kegiatan memindahkan arsip inaktif dari unit pengelola ke unit kearsipan di lingkungan suatu instansi.

8) Pemusnahan Arsip

Kegiatan pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna dapat dilakukan dengan cara pembakaran, pencacahan, penghancuran.

b. Jenis Kegiatan Kesekretariatan

1) Tulis menulis (rencana program, strategi pelaksanaan program, sampai evaluasi)

2) Surat menyurat

3) Kegiatan kearsipan dan agenda

4) Pemilikan dan pemeliharaan buku induk organisasi

5) Pengiriman dan penerimaan surat

6) Data data lain yang berkaitan langsung dengan kegiatan tulis menulis.

B. Prosedur Penanganan Arsip/Surat/Dokumen di Sekretariat Daerah

Penanganan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Sekretariat Daerah Jawa Timur telah menggunakan sistem buku agenda. Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun.

1. Surat Masuk

Pengelolaan Surat Masuk Pada Sekretaris Daerah Kantor Jawa Timur.

a. Penerimaan surat dan penyortiran surat

Pada bagian Sekretaris Daerah dalam hal penerimaan surat, yang perlu dilakukan adalah mengecek kebenaran surat seperti membaca sampul surat atau keterangan yang terdapat di bagian depan amplop untuk mengetahui surat – surat itu benar ditujukan kepada instansi yang bersangkutan, kemudian dilakukan penyortiran untuk memisahkan surat – surat yang merupakan surat bisnis, surat dinasdan surat rutin atau biasa.

b. Pembukaan surat

Pada waktu membuka surat, diperlukan mempertimbangkan apakah menggunakan gunting atau cutter. Untuk menjaga agar isi surat tidak terpotong, sebaiknya sebelum surat dibuka terlebih dahulu diketuk –ketuk secara vertikal sehingga terlihat celah – celah yang dapat digunting. Guntinglah sampul surat pada bagian kanan sampul.

c. Pencatatan surat masuk

Setelah itu dilakukan pencatatan surat masuk di dalam buku agenda surat masuk. Buku tersebut memuat kolom – kolom seperti nomor urut, tanggal terima, jenis surat, tanggal dan nomor surat, asal surat, perihal surat, dan keterangan. Pencatatan surat berguna untuk memudahkan mencari surat jika suatu saat surat tersebut diperlukan kembali.

d. Pendistribusian surat

Surat yang tidak memerlukan proses yang panjang dapat langsung diteruskan kepada pihak yang bersangkutan atau surat tersebut langsung diarsipkan. Lembar disposisi beserta surat harus diisi oleh staff yang bersangkutan setelah dibaca gunanya untuk mengambil tindakan terhadap keterangan yang ada dalam surat tersebut.

e. Penataan berkas surat

Surat - surat yang diterima akan disatukan dengan kearsipan, gunanya kearsipan untuk menjaga keamanan surat – surat masuk penting yang berasal dari instansi lain serta untuk menyimpan surat – surat tersebut jika dibutuhkan suatu saat nanti sebagai bukti.

2. Surat Keluar

Pengelolaan Surat Keluar Pada Sekretaris Daerah Kantor Jawa Timur

a. Perintah pembuatan surat

Walikota memerintahkan salah satu bagian contohnya bagian Sekretaris Daerah untuk membuat surat keluar, bisa berupa surat tugas, undangan, perjalanan dinas dan sebagainya. Perintah pembuatan surat bisa berasal dari pimpinan ataupun kepala seksi.

b. Membuat konsep surat dan menyetujui konsep surat

Setelah itu dirangkai dengan kata – kata yang sesuai dengan EYD dan disusun dalam kalimat sesuai dengan tujuan yang diinginkan.Konsep surat yang telah dibuat diserahkan kepada kepala bidang untuk diperiksa kebenaran dan kesesuaian surat, jika sudah disetujui surat diketik menjadi surat dinas dan selanjutnya ditandatangani oleh BapakWalikota.

c. Pemberian nomor surat

Setiap surat yang akan dikirimkan terlebih dahulu diberikan nomor surat, gunanya untuk memudahkan mencari kembali surat itu dan untuk mengetahui banyaknya jumlah surat yang keluar atau dikirimkan dari suatu instansi.

d. Penandatanganan surat

Surat yang sudah sah akan ditandatangani oleh kepala bagian pada Sekretaris Daerah Kantor Walikota Surabaya. Dengan demikian penanda tangan suratlah yang mempunyai tanggung jawab atas surat tersebut, setelah itu surat distempel untuk menandakan surat tersebut sudah sah dan siap untuk dikirimkan.

e. Pencatatan surat keluar dan Pengiriman surat

Surat tersebut dicatat dalam buku agenda surat keluar agar informasi surat tersebut tersimpan. Kemudian surat - surat tersebut siap dikirimkan. Pengiriman dilakukan dengan buku ekspedisi ekstern dan surat tersebut diantar langsung dengan tenaga kurir, maka perlu diparaf oleh penerima surat.

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian dalam paparan diatas dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Sistem Pengelolaan arsip di kantor telah menggunakan tenaga komputer yang dinamakan E-Arsip (Electronik Arsip).

2. Cara pengumpulan informasi berupa dokumen yang direkam dan disimpan menggunakan teknologi komputer berbentuk dokumen elektronik dengan tujuan agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali.

3. Jenis kegiatan yang ada dikantor antara lain adalah kegiatan kearsipan dan kesekretariatan.

4. Prosedur penanganan surat masuk di kantor tersebut meliputi penerimaan dan penyortiran, pembukaan, pencatatan, pendistribusian, penataan surat.

5. Prosedur penanganan surat keluar di kantor tersebut meliputi perintah pembuatan, membuat dan mensetujui konsep, pemberian nomor, penandatanganan, pencatatan surat keluar dan pengiriman surat.

LAMPIRAN